Bí mật để chuyển đổi hệ thống suôn sẻ: Hướng dẫn từng bước cho tất cả chủ sở hữu, nhà điều hành và giám sát công nghệ

Trong vài năm qua, hầu hết các dự án công nghệ do các doanh nghiệp khởi xướng đều tập trung vào việc di chuyển hệ thống. Cụ thể là di chuyển hệ điều hành (OS). Một số nền tảng kế thừa chính đã hết tuổi thọ, khiến các thiết bị cạnh tranh không có sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp hệ điều hành. Đổi lại, các nền tảng mới hơn đã vươn lên thế chỗ. Những cuộc di cư này diễn ra ở mọi quy mô và mức độ có thể quản lý được. Và tốt hơn hay tệ hơn – tôi thích tốt hơn – hầu hết các cuộc di cư mà tôi đã tham gia đều ở khía cạnh lớn hơn. Đó là vẻ đẹp của một thói quen – và được lên kế hoạch tốt – làm mới công nghệ. Thông thường, tất cả các bên liên quan để quá trình di chuyển diễn ra nhanh chóng và toàn diện nhất có thể, hơn là di chuyển một địa điểm thử nghiệm và để nó thở. 

Khi hoàn thành rất nhiều lần di chuyển với khách hàng trong vài năm qua, nhóm của tôi và tôi đã có thể ghi lại và chia sẻ những kiến ​​thức chính để đồng nghiệp, đối tác và khách hàng có thể đạt được kết quả tốt nhất có thể với ít xích mích nhất trong suốt quá trình.

Có một số mẫu số chung nổi bật với các dự án thực sự xuất sắc:

• Đưa công việc vào front end và đỡ đau đầu cho backend.
• Nắm bắt các vấn đề trước khi chúng gây ra khủng hoảng.
• Đặt ra những kỳ vọng thực tế và bám sát các tiêu chí thành công đã xác định trước càng tốt. 

Các bước dưới đây đã giúp chúng tôi chỉ ra những tiêu chí thành công này và không có gì là duy nhất đối với các dự án di chuyển hệ điều hành – hoặc bất kỳ di chuyển hệ thống công nghệ nào cho vấn đề đó. Nhưng chúng có thể dễ dàng được nhân rộng trong hầu hết các dự án và nên được chấp nhận như một phương pháp hay nhất, cho dù bạn là trưởng dự án cho tổ chức của mình hay do nhà tích hợp bên thứ ba đưa đến để làm việc cùng với trưởng dự án.

Bước một: Hãy tự mình làm cố vấn càng nhiều càng tốt . Mọi dự án công nghệ đều cần có tiếng nói mạnh mẽ hướng dẫn quy trình. Ranh giới này đôi khi có thể làm mờ giữa cố vấn, trưởng dự án và người quản lý nhiệm vụ nhưng nghiêng về vai trò cố vấn. Phần còn lại sẽ rơi vào đúng vị trí. Hòa mình vào nhu cầu và thách thức của người dùng cuối và các động lực của tổ chức đối với việc di chuyển. Chúng thường sẽ là một trong cùng một ngôi sao phía bắc của bạn trong suốt thời gian di chuyển.

Bước hai: Thực hiện trách nhiệm giải trình để bạn có thể đưa ra quyết định công nghệ đúng đắn – hoặc hướng dẫn nhóm của bạn đưa ra quyết định đúng đắn.Trong hầu hết các dự án di chuyển, sẽ có một tùy chọn nền tảng mà bạn có thể di chuyển. Ví dụ: trong di chuyển hệ điều hành, Android ™ về mặt kỹ thuật không phải là lựa chọn duy nhất cho người dùng nền tảng di động Windows® Mobile và CE kế thừa, mặc dù nó thường hoạt động tốt hơn trong các giải pháp doanh nghiệp nhiều thành phần phức tạp. Vì vậy, hãy nhớ nền tảng là phần quan trọng trong giải pháp thế hệ tiếp theo của bạn, vì nó sẽ hoạt động như xương sống cho tất cả các thành phần công nghệ khác kết nối. Tự đào tạo về các nền tảng khả thi, sắp xếp chúng dựa trên các trình điều khiển di chuyển của người dùng cuối và tìm hiểu ưu / nhược điểm của từng nền tảng với người dùng cuối của bạn. Nếu có một cuộc đấu tranh để đạt được vai trò cố vấn cho dự án, điều này sẽ hỗ trợ và tạo sự thoải mái với người dùng cuối mà bạn quan tâm nhất đến họ.

Bước ba: Tin tưởng nhưng xác minh. Khi bạn và nhóm đã có ý tưởng tốt về nền tảng mà bạn sẽ tiếp tục, đã đến lúc xác nhận khả năng tương thích với tất cả các thành phần có thể cần kết nối với nền tảng mới ở một mức độ nào đó. Đây thường là một danh sách khá ngắn, ngay cả khi bạn đang nghĩ về lộ trình dài hạn và thường có thể được thực hiện với “yêu cầu cung cấp thông tin” (RFI) chính thức cho các nhà cung cấp thành phần hoặc không chính thức thông qua các cuộc họp với các kỹ sư giải pháp của họ. Đây sẽ là lúc để kiểm tra các thay đổi về tính năng thành phần giữa các nền tảng, chiến lược phiên bản nền tảng và sự phù hợp tổng thể đối với nhu cầu của người dùng cuối. Tôi là người tin chắc rằng không có thành phần “ngoài hộp” thực sự nào sẵn sàng cho bất kỳ người dùng cuối nào. Một số công việc phát triển nên được mong đợi ở đây.

Bước Bốn: Xác minh lại (từ một điểm thuận lợi toàn diện).Bây giờ, chắc chắn sẽ có một số niềm tin vào nền tảng ưa thích và những thành phần nào sẽ điền vào phần còn lại của giải pháp. Lý tưởng nhất, các thành phần được ưu tiên sẽ được giới hạn về số lượng và được lựa chọn dựa trên khả năng tồn tại của chúng đối với giải pháp tổng thể – không dựa trên tính năng duy nhất hoặc xem xét chi phí. Nhưng điều quan trọng là phải xác nhận rằng họ thực sự có thể cung cấp. Hãy nhớ rằng, cho đến thời điểm này, các thành phần chỉ được đánh giá riêng lẻ hoặc được xem xét trong bối cảnh các điểm tích hợp được chọn. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các mảnh ghép lại với nhau khi cần thiết và tương thích với nhau. Thường được gọi là “thí điểm phòng hội nghị, ”Loại phiên khám phá này sẽ giữ cho tất cả các bên liên quan trung thực về khả năng của thành phần của họ và giúp bạn nắm bắt được bất kỳ điều bất ngờ nào có thể cần giải quyết trước khi bạn bắt đầu triển khai quy mô đầy đủ và nhận ra rằng bạn đã rẽ nhầm ở ngã ba đường này . Những gì bạn làm – hoặc không làm – tại thời điểm này sẽ có tác động lớn đến kết quả. 

Bước 5: Đăng nhập và đăng nhập từ tất cả các bên liên quan. Sau khi thực hiện đánh giá tổng thể với tất cả các thành phần có thể, giải pháp gần như đã được hình thành và tất cả các bên liên quan phải có hiểu biết vững chắc về công việc cần thiết để đi đến đích. Đây là điểm mà tất cả các bên liên quan cần hoàn thiện các điều khoản, chiến lược thực hiện và kế hoạch triển khai. Điều quan trọng ở đây là phải dựa trên thực tế. Việc đặt ra các thời hạn không thể đạt được và các tiêu chí thành công sẽ chỉ tạo thêm áp lực và các cuộc đàm phán khó khăn, vốn luôn ảnh hưởng đến năng suất của dự án. Việc lập kế hoạch tổng thể thành các giai đoạn có thể quản lý được không bao giờ gây hại.

Bước 6 và 7: Giao tiếp. Bài kiểm tra. (Nhắc lại.) Đây là hai bước quan trọng nhất để thành công. Điều đó không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua tất cả những gì tôi đã nói cho đến thời điểm này. Nếu bạn bỏ qua bất kỳ điều nào ở trên, những sai lầm và sự hối hận chắc chắn sẽ biến mất. Điều quan trọng là tất cả các bên liên quan đến dự án phải nhất quán.

Bạn nên có các cuộc đối thoại cởi mở, thường xuyên càng sớm càng tốt, trong suốt quá trình triển khai và ngay cả sau khi giải pháp có hiệu lực – đặc biệt là với người dùng cuối và những người sẽ chịu trách nhiệm duy trì giải pháp. Việc đưa vào sớm và thường xuyên sẽ mang lại cho họ cảm giác làm chủ và dễ dàng triển khai sau khi giải pháp sẵn sàng hoạt động. Phản hồi của họ sẽ đảm bảo mọi vấn đề được tìm thấy nhanh chóng và giải quyết còn nhanh hơn. Các vấn đề được phát hiện muộn và chỉ được một bộ phận các bên liên quan biết đến có xu hướng phát triển nhanh, ảnh hưởng đến các thành phần của các bên liên quan chưa được biết đến và biến thành sụt giảm năng suất nghiêm trọng. Ví dụ: bạn không muốn phát hiện ra vấn đề sau khi bắt đầu triển khai, chỉ biết rằng một vài người dùng cấp cao liên quan đến chương trình thử nghiệm ban đầu của bạn từ lâu đã nhận thức được vấn đề và đã tạo ra một giải pháp hệ thống cho nó. (Câu chuyện có thật!)

Thử nghiệm giải pháp thành phần và tổng thể phải tuân theo các quy tắc giống nhau: bắt đầu thử nghiệm sớm và thường xuyên. Thử nghiệm mạnh mẽ bắt đầu từ các giai đoạn đánh giá, được duy trì trong suốt quá trình triển khai và được tiến hành khi giải pháp hoạt động có thể phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng xuất hiện trên thực địa.

Lời khuyên tốt nhất của tôi: Tiến hành với sự thận trọng và tự tin

Các bước đơn giản này có thể mất thời gian để thể hiện nhưng là sự khác biệt giữa một dự án thành công và một dự án cần được tiếp tục duy trì trong thời gian tồn tại của giải pháp. Hãy tin tôi, tôi biết. Việc di chuyển hệ thống theo các bước này gần nhất là một lần tôi vẫn mơ ước cho đến ngày nay. Đó là một nhà phân phối hàng tiêu dùng đóng gói (CPG) di chuyển một trong các bộ phận của mình với 6.000 tuyến từ giải pháp kế toán tuyến kế thừa sang một nền tảng mới. Có nhiều biến số thay đổi hơn đáng kể so với ngành CPG quen thuộc. Khách hàng này đã làm theo các bước trên với thư: đã đánh giá kỹ lưỡng, triển khai chi tiết, triển khai toàn bộ đội xe trong ~ 10 tháng và – quan trọng nhất – hỗ trợ giải pháp tối thiểu kể từ đó! Trên thực tế, thay vì có mặt tại chỗ cho buổi “phát trực tiếp” của trang web đầu tiên, các trưởng dự án đã đứng với tôi trong một gian hàng triển lãm thương mại. Không nghe thấy tiếng nhìn trộm từ đội ngũ tại chỗ của họ và toát lên sự tự tin tuyệt vời không mong đợi gì hơn. Tôi rất biết ơn tất cả các bên tham gia vào cuộc di cư đó và sẽ cùng họ thực hiện các dự án khác trong tích tắc! Trong thực tế, tôi đã làm. (Có một số dự án khác ngay sau đó, tất cả đều thành công.)

Các cuộc di chuyển khác xa các bước này … tốt, có rất nhiều.

Trong quá trình làm việc vội vã, rất dễ dàng để chọn một nền tảng mà không nghiên cứu và xem xét tất cả các thành phần hàng đầu trong ngành. Chỉ với một quyết định đầu tiên sai lầm, bạn có thể thấy mình đang ở trên bánh xe của chuột đồng, đạp xe hết thành phần này đến thành phần khác, hy vọng lần lựa chọn tiếp theo sẽ tốt hơn. Và một khi bạn đã vào guồng quay đó, bạn sẽ rất khó để thoát ra. Nhiều đám cháy nhỏ và các vấn đề tiềm ẩn sẽ bắt đầu phát triển cho đến khi chúng gần như quá lớn để khắc phục, dẫn đến lãng phí nhiều thời gian và căng thẳng không cần thiết. Tin tôi đi, tôi đã được gọi đến để trợ giúp những khách hàng đã dành hơn một năm rưỡi cố gắng triển khai một số lượng nhỏ thiết bị, vì hết vấn đề này đến vấn đề khác xảy ra khi họ cố gắng triển khai các giải pháp khác nhau để khắc phục những vấn đề khác. Một số vẫn đang giải quyết các vấn đề nhiều năm sau đó.

Nếu bạn muốn nghe một số câu chuyện chiến tranh đó, chỉ cần truy cập vào LinkedIn của tôi (và đảm bảo bạn có hàng giờ rảnh rỗi)! Nhưng biết rằng tôi thà nói về những phương pháp hay nhất mà bạn có thể áp dụng để một ngày nào đó, câu chuyện thành công của bạn sẽ được giới thiệu ở đây . Vì vậy, đừng ngần ngại liên hệ với bạn. Tôi và nhóm của tôi rất vui được hướng dẫn bạn qua các bước này trong bối cảnh các mục tiêu kinh doanh và tham vọng di cư cụ thể của bạn.